この記事はこんな方に向いています
起業を検討している／起業したが、まずはどのような職種を採用すべきか検討中の方
スタートアップなど急成長中の企業で働いており、本来の業務以外に取られる時間が多くお困りの方
目次
スタートアップで起こる問題ーとにかく人手が足りない！
スタートアップ企業が直面する大きな問題の一つが、業務量過多です。
創業間もないスタートアップには従業員が少なく、一方でそうした状況であっても一企業として対応を迫られる業務は多岐にわたるため、業務量過多・人手不足問題はスタートアップにとって必ずつきまとう厄介な問題となっています。
この記事では、スタートアップのメンバーを圧迫するバックオフィス業務の中でも、特に見落とされがちで、かつ相当の割合を占める「情シス業務」とその対処法について解説します。
そもそも、情シス業務とは？
まず、「情シス業務」と聞いてパッと具体例が思い浮かぶ、という方は少ないのではないでしょうか。
一般的に情シス業務とは車内で扱う情報システムの企画・開発・運用・保守を指し、
事業内容・形態にもよるものの、下記などが情シス業務として発生します。
IT戦略の策定・見直し
どのようなサービス／システムが必要かの検討、利用サービス等の選定
定期的な見直し
社内ネットワークの構築・管理
社内のインターネット環境の構築（有線／無線）
WifiルーターやLANケーブル等の備品管理、交換や更新
ハードウェア管理
パソコン、スマートフォンなどの購入やリース
購入後の管理（ソフトウェアアップデート、故障対応等）
ソフトウェア管理
Microsoft 365など、有償ライセンスの数や利用者、有効期限やプランの管理
セキュリティ管理
各種サービスや社内ネットワークのパスワード管理
従業員／役員の業務内容に合わせたデータへのアクセス権限の設定
パソコンやスマートフォンへのセキュリティソフトのインストール・更新
ヘルプデスク対応
社内からの各種問い合わせへの対応
「Wifiにつながらなくなった」
「○○で電子契約を締結したいけれど、どのように操作したらよいか」など
社内システムの開発／開発委託先への対応
社内で利用する独自システムや、事業に関するWebサービス／アプリの開発
システムやWebサービス／アプリの開発を外部に委託した場合、外部事業者との打ち合わせ等
このように、情シス業務は非常に多岐にわたっており、また、業務量が時期により大きく変動することが大きな特徴です。
（たとえば、新しく社員を雇い入れるだけでも、必要なPCやスマートフォンの手配・セッティングに始まり、各種アカウントの新規作成、適切な権限の設定など多数の業務が発生します。）
他方で、たとえば毎月の従業員への給与支払いが必要な経理や、法人税の計算等が発生する税務と異なり、情シス業務は「なんとなく済ませてしまう」が積み重なり、適切な遂行がなされないことが多々あります。
他のバックオフィス業務と異なり、「給与遅配が生じたら社員がいなくなってしまう」「確定申告の期限を超過したら延滞税が発生する」といったリスクが明らかでないことも、情シス業務の大きな特徴の一つです。
情シス業務が適切に処理されなかった場合のリスク
では、情シス業務が適切に行われなかった場合、具体的にどのような問題が起きるのでしょうか。
本来の業務への集中を妨げる
特にヘルプデスク対応や不具合対応は突発的に発生するため、本来の業務がスケジュールどおりに進むことを阻害します。
担当者に心理的負担がかかる
また、特に事業を開始したばかりのベンチャー企業では、事業を軌道に乗せるべく各メンバーが奔走することになります。
このような段階で慣れない情シス業務を行うことは心理的にも大きな負担がかかるため、できる限り避けることが重要です。
不要な出費が発生する／人件費が上がる
有償サービスやソフトウェアの契約状況が社内で一括して管理されていない場合、「あちらとこちらで同じサービスを利用していた」などの不要な出費が生じやすくなります。
また、本来の業務に加えて情シス業務を行うことで、労働時間が長くなり、残業代（割増賃金）増大につながります。
※原則として、時間外労働（1日8時間以上の労働）や深夜残業の場合はそれぞれ通常時の25％増、休日労働の場合は35％増の残業代の支払が必要です。（例）急なトラブル対応で定時に帰れず、深夜10時以降まで対応した場合→50％増
解決策としての情シス代行
これらの解決策として、情シス業務の外注（アウトソーシング）が挙げられます。
たとえばメンバーが増えて数十人規模となるなど、事業が安定し、かつ情シス担当者を数名迎え入れられるようになるまでは、しっかりと事業に集中できるよう情シス業務を外注することがおすすめです。
情シス代行のメリット
社員を情シス業務から開放することで、本来の業務に集中できる
特に立ち上げ初期のベンチャー企業では、各メンバーは日々予想できない未知の問題に対応することになります。
このような中で情シス業務を外部に委託することで、時間的・心理的双方の面で余裕を確保し、本来の業務に集中できる環境を整備することができます。
また、知見とノウハウを持ったプロフェッショナルが対応することで、短時間で効率的に情シス業務を処理し、残業時間の増大によるメンバーの身体的・精神的負担の軽減が見込めます。
残業代の増大や、サービス利用料等の不要な出費を抑止できる
もう一つのメリットは、不要な出費を抑えられる点です。
情シス代行業者はそれぞれに知見やノウハウを有していることから、社内で情シス業務に対応した場合よりも短時間での対応が可能です。
また、利用中のサービス・有償ソフトウェアライセンス等を一元管理することで、契約の重複等による不要な出費を未然に防止することができます。
より質の高いサービスが受けられる
上記のとおり情シス業務は非常に幅広い分野にまたがっており、更に各分野の情報は常にアップデートされ続けるため、本来の業務を行う傍ら、事業に最適な形での情シス業務の遂行は困難です。
他方で情シス代行では、情シス業務のプロフェッショナルがご依頼内容に合わせて最適な担当者を選定して対応を行うため、社内で対応を行う場合と比較してより適切なサービスを受けることが可能です。
情シス代行業者の選び方
情シス業務を外注することが決まったら、次に重要なことは代行業者選びです。
ここでは、情シス外注の効果を最大限に引き出せるよう、情シス代行業者選びのポイントをご紹介します。
対応可能範囲
上述のとおり情シス業務は非常に他分野にわたっていますが、自社に必要なサービスが何かを検討し、対応可能な代行業者を選ぶことが重要です。
たとえばWifiを完備し仕事のできるコワーキングカフェの運営を目的とした会社であれば社内外のインターネット環境の構築・保守管理を得意とした業者に、
内科クリニックの新規開業であれば、カルテ等を安全に保管できるようセキュリティに特化した代行業者を選ぶことがおすすめです。
また、起業したてでこれからIT導入を検討していくような場合や、設立から時間が経過し「個々人が情シス業務を兼任した結果、社内の情報がバラバラになってしまった」というような場合は、単なる代行のみではなく、IT導入や既存状態の見直しを行える業者に依頼することがおすすめです。
対応スピード
外注を検討する場合に重要となるのが、対応のスピードです。
特にトラブル対応は緊急性が高いため、社外に外注したことで迅速性が失われないよう、対応スピードが早い業者に依頼することが重要です。
ミギウデITで、より事業に集中できる環境整備を
ミギウデITでは、各種情シス業務の代行に加え、IT導入・既存環境の見直しを行うことが可能です。
更に、他の情シス代行サービスと比較して非常に迅速な対応を特長としており、導入ご検討のお問い合わせから最短2週間程度でサービスのご提供が可能です。
お問い合わせ後、1営業日以内にご面談日時を設定
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スタートアップや中小規模の会社様でバックオフィス・総務の負担を減らしたい、
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